IL RENDICONTO CONDOMINIALE - OBBLIGHI DELL'AMMINISTRATORE
LA CONTABILITA’ DEL CONTOMINIO OBBLIGHI DELL’AMMINISTRATORE
L’obiettivo di questo articolo è quello di fornire ai condòmini, uno strumento sintetico e chiaro al fine di conoscere gli obblighi posti in essere dalla Legge 220/2012, in capo all’amministratore del condominio.
E’ quasi superfluo sottolineare che gli obblighi/doveri di un amministratore si traducono immediatamente in diritti per i condòmini.
Non mi stancherò mai di sottolineare che l’attenzione verso tutte le vicende del condominio è l’elemento essenziale per la tutela dei propri interessi inerenti la proprietà di un appartamento o di un box inseriti in un condominio.
Condominio significa proprietà comune a più persone, quindi le vicende del condominio riguardano l’interesse di tutti i proprietari e la riunione di condominio non è “una rottura di scatole” ma, il momento in cui tutti i proprietari decidono gli interventi e la gestione della proprietà comune, in concerto con l’amministratore incaricato.
Fatta questa doverosa premessa, andiamo ad analizzare uno dei settori ai quali la riforma ha riservato forse le maggiori novità, la contabilità condominiale.
Tralasciando ogni commento sulla giurisprudenza degli ultimi dieci anni, evidenziamo che il concetto ispiratore è quello della intelligibilità, questo significa consentire ad un utente medio di comprendere il contenuto del rendiconto dell’esercizio. In altri termini è fondamentale il rispetto dei requisiti di semplicità e chiarezza, si è arrivati quindi a stabilire il “principio di verificabilità” e l’introduzione di un nuovo articolo del codice civile (art. 1130 bis) che ha introdotto forme e contenuti del “Rendiconto condominiale”, con il merito di non lasciare alcun dubbio di interpretazione.
Il contenuto del rendiconto condominiale
Il rendiconto condominiale è un documento composto da diversi prospetti e quadri che l’amministratore è tenuto ad allegare e che deve rispettare il principio della verificabilità.
Deve essere obbligatoriamente composto da:
1) conto economico (o conto entrate – uscite);
2) stato patrimoniale (attività e passività);
3) consuntivo spese;
4) piano di riparto delle spese;
5) nota sintetica esplicativa o nota integrativa.
Il Conto Economico o delle entrate e delle uscite.
E’ un conto bilanciato con due sezioni che riassume il totale delle entrate e delle uscite. In esso vengono esposti tutti i movimenti finanziari avvenuti nel corso dell’esercizio a cui si riferisce Tale documento è ciò che l’art. 1130 bis. c.c. denomina “riepilogo finanziario”.
Nella sezione delle entrate (di solito a sinistra) viene indicato l’avanzo della gestione precedente (le risorse disponibili ad inizio anno), sono riportate tutte le entrate, separate per categoria (pagamenti condòmini, straordinarie, della gestione precedente, canoni di locazione ecc.).
Questo perché riassumere tutti gli incassi in una singola voce di entrata non risponderebbe al criterio di verificabilità, anzi costituirebbe una limitazione informativa verso i condòmini, che hanno il diritto di sapere quanto denaro è stato riscosso dall’amministratore per la gestione corrente e quanto per le gestioni passate o per le opere straordinarie deliberate.
Il totale della sezione entrate indica la somma complessivamente incassata dall’amministratore che, sommata all’avanzo della gestione precedente, rappresenta il totale delle risorse del condominio.
Nella sezione delle uscite figurano tutti i costi sostenuti divisi per categoria: gestione ordinaria, gestione straordinaria, gestione relativa agli esercizi precedenti.
E’ facile comprendere come in questo documento ci sia un’informazione fondamentale: quanto denaro è entrato e quanto denaro è uscito dalla cassa del condominio.
Lo Stato Patrimoniale
E’ il documento annuale che definisce lo stato delle attività e delle passività (in parole povere i crediti ed i debiti, nonché i fondi esistenti) del condominio a fine esercizio. Anche questo documento è composta da due sezioni attività e passività.
Nonostante la sua fondamentale importanza, continua ad essere omesso da moltissimi amministratori; questa omissione, considerata già molto grave in passato, oggi non è più possibile, al punto che la mancata presentazione di questo documento è sufficiente ad ottenere la revoca giudiziale dell’amministratore, anche da parte di un solo condomino.
L’ importanza di questo documento diventa fondamentale soprattutto quando il condominio ha dei dipendenti, per i quali sono previsti dei fondi di accantonamento. Infatti, lo stato patrimoniale contiene la memoria storica delle situazioni di debito e di credito, che possono essere relative a più anni. In particolare, l’indicazione dei crediti verso i condòmini morosi può servire, ad esempio, per evitare eventuali eccezioni di prescrizione.
Lo Stato Patrimoniale unitamente al Conto Economico soddisfano il criterio del diritto all’informazione.
Il primo rappresenta i debiti ed i crediti, il secondo le entrate e le uscite di cassa.
L’elemento contabile di raccordo tra i due conti è dato dall’inclusione del saldo di cassa finale (del conto economico) nello stato patrimoniale. E’ buona norma pretendere che venga allegato allo stato patrimoniale la copia dell’estratto conto bancario del condominio. Richiesta che deve essere obbligatoriamente esaudita dall’amministratore.
Il Consuntivo delle Spese
E’ l’elenco, compilato dall’amministratore alla fine dell’esercizio, di tutte le uscite divise per gruppi di spesa. La sua struttura ricalca quella del preventivo ed è buona norma che venga messa a confronto con lo stesso, evidenziando gli scostamenti a valore e in percentuale delle singole voci di spesa e dei subtotali dei loro gruppi.
Questo tipo di rappresentazione conferisce facilità di consultazione ed immediatezza all’analisi e se, nel corso dell’anno, l’attività gestionale è in linea a quanto preventivato, lo scostamento è minimo.
Il Piano di Riparto
E’ direttamente correlato al consuntivo delle spese, conseguentemente l’avanzo o il disavanzo della gestione viene ripartito tra i condòmini pro quota.
L’avanzo, come è facilmente intuibile, rappresenta un debito verso i condòmini e deve essere ripartito tra loro, così come il disavanzo rappresenta un debito dei condòmini verso il condominio, e anch’esso viene ripartito pro quota.
Occorre fare molta attenzione nel ripartire l’avanzo o il disavanzo dell’esercizio, in quanto l’operazione non è così semplice come potrebbe apparire. Infatti vanno considerati gli avanzi o i disavanzi per gruppi di spesa, con le relative tabelle millesimali. Sarebbe oltremodo errato ridistribuire l’avanzo o il disavanza sulla base di un’unica tabella millesimale (es. proprietà).
La Nota Esplicativa Sintetica o Nota Integrativa
E’ una relazione sulla gestione, come è facilmente intuibile è stata mutuata dal diritto societario che prevede l’obbligo di redazione di una nota integrativa al bilancio.
Il legislatore non ha avuto il coraggio di prevedere specificatamente la forma scritta per questo strumento che, di fondo, è propedeutico a quelli precedentemente visti, e che deve rappresentare il processo operativo della gestione ordinaria e straordinaria dell’amministratore ed aiutare il lettore nella comprensione dei documenti presentati nel Rendiconto Condominiale; deve per altro contenere anche i rapporti in corso d’opera, le questioni pendenti ed una previsione degli interventi futuri.
Come detto, il legislatore non ha avuto il coraggio di prevedere obbligatoriamente la forma scritta, con la conseguenza inevitabile che la maggior parte degli amministratori riduce la nota esplicativa a poche righe nel verbale di approvazione del bilancio consuntivo, vanificando sostanzialmente il principio ispiratore.
Il Registro di Contabilità
Contiene essenzialmente tutti i movimenti effettuati nel corso dell’esercizio con indicazione della data, del fornitore (per le uscite), del condomino (per le entrate), la causale di spesa, la data del pagamento o dell’importo da saldare.
Questo documento a causa dell’elevato numero di operazioni registrate e quindi di pagine, rende più voluminoso il plico dei documenti da consegnare.
I documenti sopra citati compongono il Rendiconto Condominiale e devono essere inviati ai condòmini unitamente alla lettera di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del consuntivo.
In sintesi il Rendiconto Condominiale, così come sopra rappresentato, unitamente alla conservazione dei documenti contabili (fatture e registri) per 10 anni, rappresentano gli obblighi di natura contabile dell’amministratore del condominio.
A questo si aggiunga l’obbligo di permettere la consultazione di tutta la documentazione relativa al condominio a qualsiasi condomino ne faccia espressa richiesta.
L’inosservanza di anche uno solo degli elementi sopra citati può essere oggetto di richiesta di revoca giudiziale dell’amministratore anche da parte di un singolo condomino.
In fede
Marco Ceserani